Денис Спицын о гугл-таблицах

Прошли яркие новогодние праздники, пришла пора окунуться в бремя скучноты. На самом деле я пишу этот текст, а за окном вовсю сверкает солнце, грея мне правое ухо. Не хватает только весеннего чирик-чирик. Похоже птахи, отвечающие за мой участок, отчирикались в предыдущую оттепель, пару недель назад, и теперь уже не ведутся на потепление.

Так о чём это я? Ну да. О цифрах. Бизнес — к сожалению, не только про эпатаж, маркетинг, распродажи, акции, скандалы и прочий карнавал. Бизнес — он ещё и про цифры. Про средний чек, про выручку, про рентабельность, процент роста и прочее, прочее, далее всё менее понятное.

Это я только про те цифры, что нужны основателю, владельцу. А есть ещё те, с которыми работают бухгалтеры. Там совсем всё грустно, как по мне. Даже не будем об этом. Хотя раз в жизни стоит почитать какую-нибудь книгу типа «Бухгалтерский учёт». Знать, что такое счёт-субсчёт, дебет-кредит, сальдо-шмальдо или там проводка. Чтоб можно было за винишком и с этой частью
чьей-то бюрократии мило пообщаться. Многих девушек даже эта страшная профессия не портит.

Этот текст про учёт и анализ информации, в частности, про управленческий учёт, и про то, как лично я научился его организовывать. Я, признаюсь, восхищён банком «Тинькофф». Не за повышенный процент на потребительский кредит. Хотя и за это не как потребитель, а как предприниматель, снимаю шляпу. А за технологичность. У Олега в его банке управленка точно не ведётся тем способом, что предложу я. Это к тому, что предлагаемый мною вариант предназначен для малого бизнеса, которому не по карману программисты и их смузи. Также этот вариант приемлем для новых бизнесов, которым важна гибкость в том, что считать, учитывать и что анализировать на старте.

Ну вот возьмём меня. Я никогда не занимался бизнесом в сфере развлечений, ресторанов или фитнесов. Все они схожи с тем, что представляет из себя мой текущий бизнес — банный клуб «Добрыня». Конечно, существует какие-то программы, которые могут быть в том или ином виде заточены под мои нужды. Но лично я спотыкался даже о вполне продвинутые. Например, «Айко» позиционирует себя как система, которая может использоваться в том числе для управлении в ресторанном бизнесе. Но даже в ней нет элементарного учёта данных по дням недели. А для ритейла, развлечений и ресторанов это краеугольная вещь. Например, в августе 2019-го на 1 субботу больше, чем в 2018-м, и на 1 среду меньше. А мы понимаем, что суббота — это 2–3 выручки любой среды. Ну или как анализировать динамику месяцев, следующих друг за другом, когда количество уикендов у них разное за счёт того же эффекта? Единственный приемлемый вариант — вести анализ и, соответственно, учёт выручки не по месяцам, а по неделям или, как это делаем мы, по 4-недельным блокам (сменам). Это я не говорю об 1С. Это система писалась программистами для программистов, в крайнем случае, для бухгалтеров, имеющих родственников среди программистов. Лично мне важно иметь такую систему, в которой я мог бы сам посмотреть внутрь формул. Сам при необходимости эти формулы быстро скорректировать. Для стартапа или бизнеса в период быстрого роста очень важно иметь максимальную гибкость при максимальной скорости изменений в системе. Я не хочу ждать, когда поддержка внедрит что-то, что мне нужно ещё вчера посмотреть. Притом что ясность, что же я хочу посмотреть, иногда приходит прямо в процессе построения тех или иных формул или экспорта. Гибкость, скорость, проверяемость. Надеюсь, я объяснил в двух словах преимущества моего способа учёта и анализа.

Теперь — как я это реализую. Не могу сказать, как давно существуют гугл-таблицы. Ко мне они пришли года 2 назад. Я восхищён! В отличие от Exel с ними могут работать множество пользователей одновременно. Они в облаке, соответственно, с ними можно работать в браузере. Гугл-таблицы бесплатны.

Моя система учёта и анализа строится на том, что каждому кассиру предоставляется часть таблицы с данными, которые вносит именно он в качестве итогового отчёта о выручке и других интересующих меня показателей бизнеса за его смену (количество гостей, продаже тех или иных товаров или услуг). Такой отчёт занимает у кассира 5–10 минут. Таблица сама считает средний чек и другие итоговые показатели. У нас, например, средний чек — это показатель, за который кассир сам присваивает себе одно из заслуженных за смену званий: «норм», «молодец», «красавчик». Красавчик, как вы понимаете, зарабатывает больше, чем любитель работать в «норм». Как мне кажется, самостоятельно выставляя себе оценку и видя цифры, которые на это влияют, кассир, он же администратор или бармен, дополнительно заряжается на личный, а значит, и мой успех.

Вторая таблица сводная. Все данные из оперативной таблицы экспортируются в таблицу для анализа. Эта таблица содержит некоторое количество листов, в которых данные представлены самыми разными способами. Есть лист, в котором я вижу, как развивается выручка, трафик, продажи интересующих меня процедур по дням недели. В нём я понимаю, что, например, вторник у нас проседает, а после той или иной маркетинговой активности динамика начинает меняться. Или, например, есть данные о среднем проценте гостей, покупающих парения. Динамика изменений этого процента после повышение цены на процедуру позволяет сделать вывод о верности повышения или о необходимости включить заднюю и перейти в режим «ой, что-то я погорячился».

Кроме управленческого учёта мы используем гугл-таблицы для расчёта заработной платы. Отработанные часы, которые вносит администратор, экспортируются в расчётную ведомость, и зарплата в там автоматически подрастает. Этим же инструментом мы управляем запасом минимальных остатков многочисленных расходников. Ежемесячно проводя инвентаризацию и заполняя данные о фактических остатках, например конкретного мыла, на выходе я получаю закупочный лист, в котором указано что, с какими обязательными требованиями к товару, у кого, в каком объёме нужно купить. Этот лист вместе с фотоальбомом, как выглядит тот или иной сложный для распознавания товар, мы передаём водителю, который и осуществляет закуп по городу.
Кроме того, в гугл-таблицах и гугл-документах мы ведём многочисленные формы документов, справочники контрагентов и прочее. Тот же чек-лист чистоты и порядка в облаке позволяет вносить в него изменения, даже не уведомляя сотрудников его применяющих. Это изменение просто будет в их ежедневно распечатываемых документах.

Вот и вся система. Оговорюсь, что всё это развивалось с той или иной степенью моей лени в течение последних двух лет с моими крайне примитивными знаниями о работе этих шайтан-таблиц. Думаю, что никакой глобальный инструмент на ранних порах, когда бизнес ещё не просто дойная корова, а действительно предмет живого интереса своего хозяина, нам нужна гибкость и скорость в части учёта и анализа информации. Для меня мой бизнес именно нас этой стадии, поэтому слава Сергею Брину и всей его команде в веках. Внедряйте этот инструмент повсеместно. Если и прям совсем детально, то спросите меня как.

Денис Спицын, совладелец банного клуба «Добрыня»

denspitsin
@denspits
denspitsin

Просмотров: 2114